PROCÈS-VERBAL D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES COPROPRIÉTAIRES

Un procès-verbal d’assemblée générale de copropriétaires (PV d’AG) est dressé pour chaque assemblée générale. Chaque PV d’AG doit être enregistré dans le registre.

QU’EST-CE QU’UN PROCÈS-VERBAL D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?

Un PV d’AG est dressé par le syndic du copropriétaire. Ce document sera signé par les personnes suivantes à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours :

• Président de séance de l'assemblée générale,
• Secrétaire,
• Scrutateur(s) : Personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d'un scrutin.

Les procès-verbaux sont ensuite inscrits par le syndic de copropriété les uns à la suite des autres au sein d'un registre. Le registre, peut être conservé sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et le procès-verbal peuvent être établis sous forme électronique et signés dans les mêmes conditions. Le syndic doit remettre une copie ou un extrait du procès-verbal au copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la remise de ces documents.

QUEL EST LE CONTENU D’UN PV d’AG ?

Les points suivants doivent être mentionnés dans le procès-verbal :

• Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale,
• Les noms et le nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant,
• Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions,
• Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote,
• Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire.

La feuille de présence de l'assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.

NOTIFICATION DES PV D’AG

Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (non présents ou représentés).

Cette notification, peut être donné par lettre recommandée avec avis de passage ou par lettre recommandée électronique.

À savoir : L'envoi simple d'une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.

La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal. Un recours contre la décision de l'assemblée générale doit être formé dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal. S'il n'a pas été possible de nommer les membres du conseil lors de l'assemblée générale (manque de candidats ou de majorité de voix requise), le procès-verbal doit être notifié dans un délai de 1 mois à tous les copropriétaires de l'immeuble. Cette notification, peut être donné par lettre recommandée avec avis de passage ou par lettre recommandée électronique.

AFFICHAGE DANS LES PARTIES COMMUNES

Les décisions de l'assemblée générale portant sur les conditions d'occupation de l'immeuble doivent être affichées dans les parties communes : Parties de l'immeuble (couloirs, chaudière, canalisations, clôtures, etc.) et terrains (jardins, parcs...) destinés à l'usage ou au bénéfice de tous les copropriétaires, d'en informer tous les résidents, (exemple : travaux de toute nature).

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